2021年监理《法规》考点：监理文件资料管理职责和要求

建设工程监理文件资料管理职责和要求

一、管理职责

根据《建设工程监理规范》，项目监理机构文件资料管理的基本职责如下：

(1)应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。

(2)应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理。

(3)应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案。

(4)应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。

二、管理要求

建设工程监理文件资料的管理要求体现在建设工程监理文件资料管理全过程，包括：监理文件资料收发文与登记、传阅、分类存放、组卷归档、验收与移交等。

(一)建设工程监理文件资料收文与登记

项目监理机构所有收文应在收文登记表上按监理信息分类分别进行登记，应记录文件名称、文件摘要信息、文件发放单位(部门)、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理机构负责收文人员签字。

对于工程照片及声像资料等，应注明拍摄日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监理工程师或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应记录在监理日志中。

涉及建设单位的指令、设计单位的技术核定单及其他重要文件等，应将其复印件公布在项目监理机构专栏中。

(二)建设工程监理文件资料传阅与登记

建设工程监理文件资料需要由总监理工程师或其授权的监理工程师确定是否需要传阅。

每一位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日期。传阅完毕后，文件资料原件应交还信息管理人员存档。

(三)建设工程监理文件资料发文与登记

建设工程监理文件资料发文应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理机构图章。若为紧急处理的文件，应在文件资料首页标注“急件”字样。

所有建设工程监理文件资料应要求进行分类编码，并在发文登记表上进行登记。

(四)建设工程监理文件资料分类存放

(五)建设工程监理文件资料组卷归档

1.建设工程监理文件资料编制要求

(1)归档的文件资料一般应为原件。

(2)文件资料的内容及其深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准的要求。

(3)文件资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符。

(4)文件资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

(5)文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

(6)文件资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmX210mm)。纸张应采用能够长时间保存的韧力大、耐久性强的纸张。

(7)文件资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。

(8)文件资料中的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

(9)文件资料应采用打印形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

应用计算机辅助管理建设工程监理文件资料时，相关文件和记录经相关负责人员签字确定、正式生效并已存入项目监理机构相关资料夹时，信息管理人员应将储存在计算机中的相应文件和记录的属性改为“只读”，并将保存的目录名记录在书面文件上，以便于进行查阅。在建设工程监理文件资料归档前，不得删除计算机中保存的有效文件和记录。

2.建设工程监理文件资料组卷方法及要求

(1)组卷原则及方法

1)组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用;

2)一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷;

3)监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

(2)组卷要求

1)案卷不宜过厚，一般不超过40mm;

2)案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。